Mag je een zakelijke factuur overmaken op je privérekening? Soms wel. De rechtsvorm van je bedrijf bepaalt of je een zakelijke rekening moet hebben. Wij nemen je mee in waar je rekening mee moet houden bij het openen van een zakelijke rekening.
Met een zakelijke rekening naast je privérekening houd je je geldzaken gescheiden en overzichtelijk. Dit maakt de administratie voor je bedrijf makkelijker.
Benodigde documenten
Bij het aanvragen van een zakelijke rekening, moet je gegevens aanleveren bij je bank. Per rechtsvorm en bank kunnen deze gegevens verschillen. Controleer daarom altijd bij de bank wat er nodig is. De meeste banken vragen om de volgende documenten:
- Geldig identiteitsbewijs. Let wel op! Geef nooit zomaar je identiteitsbewijs af, maar maak een veilige kopie.
- Een uittreksel van het KVK Handelsregister.
- Een overzicht van de landen waar je zaken mee doet als je de zakelijke rekening ook voor buitenlandse transacties gaat gebruiken.
Heb je je bezoekadres in het Handelsregister afgeschermd? Dan kan het zijn dat je geen bankrekening kunt openen.
Eenmanszaak, vof, maatschap of cv
Onderneem je vanuit een eenmanszaak, vennootschap onder firma (vof), maatschap of commanditaire vennootschap (cv)? Dan ben je zelf aansprakelijk. Een scheiding van privé en zakelijke geldzaken is dan niet per se nodig. Maar meestal staat in de algemene voorwaarden van een bank dat je een privérekening niet zakelijk mag gebruiken. In deze gevallen vraagt een bank nog om de volgende gegevens:
- Kopie van het vennootschaps-, maatschapscontract of cv-contract.
- Kopie van een geldig identiteitsbewijs van alle vennoten/maten met eventueel aanvullende gegevens.
- KVK UBO-uittreksel.
Bv of nv
Bij een bv of nv regel je de geldzaken verplicht met een zakelijke rekening. Je bent namelijk niet zelf aansprakelijk, maar de bv of nv. Je houdt daarom de financiën apart van je privégeld. De bank heeft volgende stukken van je nodig:
- Kopie van de statuten van de bv of nv.
- Kopie van het aandeelhoudersregister van de bv of nv.
- KVK UBO-uittreksel.
Vereniging of stichting
Verenigingen en stichtingen ontvangen contributies of donaties. Hiervoor is een zakelijke bankrekening voor nodig. Je kunt deze alleen openen als de vereniging of stichting ingeschreven staat bij de KVK. De bank vraagt in dit geval om:
- Kopie van de statuten van de vereniging of stichting.
- Kopie van een geldig identiteitsbewijs van iedere bestuurder.
- KVK UBO-uittreksel.
Waarom deze gegevens?
Banken zijn poortwachters. Volgens de wet moeten zij het financiële systeem schoonhouden. Banken doen daarom altijd onderzoek naar hun klant. Wanneer bank onaanvaardbare risico’s ontdekt, kan de bank het openen van een zakelijke rekening weigeren.
Dit geldt ook na het openen van de rekening. Banken doen verplicht onderzoek naar ongebruikelijke transacties. Deze transacties moeten banken melden bij de Financial Intelligence Unit.
Lees hier het volledige artikel van de KVK.