Een potentiële klant vraagt je om een offerte, hoe zorg jij ervoor dat die van jou eruit springt? Met een offerte laat je zien wat je aanbiedt, hoe je te werk gaat en tegen welke prijs. Hoewel sommige onderdelen verplicht zijn, bepaal je grotendeels zelf hoe de offerte eruit komt te zien. Met deze 9 tips vergroot jij je kans op succes.
1. Verwachtingen
Het is natuurlijk verleidelijk om gelijk een offerte uit te werken, maar soms is dit niet nodig. Check eerst of de klant echt een volledige offerte wil of dat een simpele prijsindicatie al voldoende is. Dit scheelt je weer tijd. Het komt ook voor dat opdrachtgevers offertes alleen voor de vorm aanvragen, terwijl ze al weten met wie ze in zee gaan. Zorg er dus altijd voor dat je een serieuze kans maakt, zodat je geen moeite verspilt.
2. Budget en planning
Ben je in de gelegenheid om de opdracht aan te nemen? Vraag dan naar de planning en het budget. Als je niet beschikbaar bent of het budget te laag is, bespaar jezelf dan de moeite. Ga je wel een offerte maken? Vraag dan vooraf wanneer je een reactie kunt verwachten. Zo toon je interesse en kun je je eigen planning beter afstemmen.
3. Doorvragen
Past de opdracht bij je en ben je beschikbaar? Zorg dan dat je de vraag van de opdrachtgever helder hebt. Door goed door te vragen, kun je in je offerte laten zien dat je de opdracht goed begrijpt. Hoe beter de opdrachtgever zich herkent in jouw voorstel, hoe groter de kans dat ze voor jou kiezen.
4. Enthousiasme
Enthousiasme is goed, maar te veel enthousiasme kan je tegenwerken. Als je te graag wilt, kan de opdrachtgever dit gebruiken om over de prijs te onderhandelen. Geef niet zomaar korting, want dat suggereert dat je normale prijs te hoog is. Voor je het weet, wordt dit lagere tarief de norm en doe je jezelf tekort bij toekomstige opdrachten.
5. Voorwaarden
Wees duidelijk over je leverings- en betalingsvoorwaarden. Leveringsvoorwaarden bepalen de aansprakelijkheid, terwijl betalingsvoorwaarden aangeven hoe en wanneer facturen betaald moeten worden. Voeg deze voorwaarden toe bij je offerte en vraag de opdrachtgever om ze ondertekend terug te sturen zodra je de opdracht krijgt. Dit voorkomt discussies achteraf.
6. Concreet
Voorkom misverstanden over onvoorziene kosten door duidelijk te zijn over de opdrachtomschrijving, prijs, leveringstermijn en wat de opdrachtgever kan verwachten. Geef in je offerte aan hoeveel correctierondes bij bijvoorbeeld een logo-ontwerp zijn inbegrepen en vermeld expliciet of extra kosten, zoals reiskosten, zijn inbegrepen of niet.
7. Werkzaamheden
Verdeel de opdracht in verschillende taken in plaats van één totaalbedrag te geven. Dit geeft de opdrachtgever duidelijkheid over de prijs per taak en biedt de mogelijkheid om slechts een deel van de werkzaamheden uit te laten voeren. Hoewel het opstellen van de offerte wat meer tijd kost, vergroot het de kans dat je de opdracht (gedeeltelijk) binnenhaalt.
8. Verrassingen
Een offerte maken is vergelijkbaar met solliciteren: je kunt een standaardbrief gebruiken, maar het is veel leuker om te verrassen. Voeg iets extra’s toe, zoals een aanvullend product of maatwerkservice. Bied aangepaste betalingsvoorwaarden aan die passen bij de opdrachtgever, of stel een huur- of leaseconstructie voor als de aanschaf te duur is. Vergeet niet een persoonlijk bericht bij de offerte te voegen, waarin je je interesse en motivatie om voor hen te werken toont.
9. Contact opnemen
Heb je je offerte verstuurd maar nog geen reactie ontvangen? Neem zelf contact op met de opdrachtgever. Dit toont je oprechte interesse en zorgt ervoor dat je serieus genomen wordt. Door te vragen naar de status, zet je hun belofte van ‘je hoort nog van ons’ om in een concrete reactie.
Als je offerte goed is en de klant verder wil, wordt de offerte uiteindelijk een factuur. Vergeet niet dat ook je factuur aan de eisen van de Belastingdienst moet voldoen.
Bron: KVK