Administratie: een onderdeel van ondernemen waar veel ondernemers over struikelen. Het is niet alleen verplicht om jouw boekhouding in orde te hebben, het is ook wel erg handig. Op deze manier krijg je inzicht in de status van jouw bedrijf en kan je op tijd bijsturen indien nodig.
Waarom is goede administratie van belang?
Wanneer jij je administratie correct bijhoudt, krijg je inzicht in de inkomsten en uitgaven van jouw bedrijf. Deze informatie kan vervolgens gebruikt worden om weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen. Ook ben je als ondernemer verplicht om administratie bij te houden. Deze informatie wordt gebruikt voor jouw belastingaangifte.
Wat moet er opgenomen worden in jouw administratie?
Kort gezegd: alle informatie die belangrijk is voor de financiële status van jouw onderneming. Onderstaande lijst geeft een duidelijk overzicht van wat je minimaal moet bewaren voor een correcte administratie:
- Facturen (zowel ontvangen als verstuurde facturen)
- Bonnetjes (kasadministratie)
- Bankafschriften van de zakelijke rekening
- Contracten met opdrachtgevers en leveranciers
- Contact over zakelijke afspraken
- Offertes
- Urenregistratie(s)
- Reisadministratie, denk hierbij aan zakelijke kilometers
- Belastingaangiftes en correspondentie met de Belastingdienst
Hoe zet je een goede administratie op?
Onderstaand stappenplan geeft jou de handvatten om een goede administratie op te zetten.
Stap 1: Open een zakelijke bankrekening
Met een zakelijke bankrekening zorg jij ervoor dat je zakelijke en privé-uitgaven op een makkelijke manier gescheiden zijn. Een zakelijke rekening is niet verplicht, maar geeft je wel een makkelijk overzicht voor jouw administratie.
Stap 2: Kies hoe jij wilt boekhouden
Het is belangrijk dat je kiest voor een systeem van boekhouden dat bij jou past en voor jou logisch is. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld Excel of een speciaal boekhoudprogramma. Je kunt er ook voor kiezen om samen te werken met een boekhouder of accountant.
Stap 3: Bewaar administratie direct digitaal
Bonnetjes, facturen en contracten mogen gewoon digitaal bewaard worden. Zo raak je belangrijke gegevens minder snel kwijt en heb je alles op één plek. Zorg er wel voor dat alle gegevens digitaal goed leesbaar zijn. Bestanden mogen niet aangepast worden. Krijg jij digitaal een factuur als pdf? Bewaar dit bestand dan ook als pdf.
Stap 4: Plan een vast administratiemoment
Werk je administratie op een vast moment bij. Zo voorkom je dat het werk zich opstapelt.
Stap 5: Controleer je administratie
Om fouten te voorkomen, is het belangrijk om regelmatig je administratie te controleren. Controleer bijvoorbeeld of alle facturen betaald zijn en of alle bonnetjes goed opgeslagen zijn. Op deze manier ontdek je fouten op tijd en voorkom je problemen bij je belastingaangifte. Je kan er ook voor kiezen om een boekhouder of accountant mee te laten kijken.
Hoe lang moet je je bedrijfsadministratie bewaren?
Als ondernemer ben je verplicht om de basisgegevens van je administratie zeven jaar te bewaren. Dit noemen we de bewaarplicht. Onder deze plicht vallen bijvoorbeeld de administratie van klanten en leveranciers, in- en verkoopgegevens, inkomsten en uitgaven, voorraadadministratie en loonadministratie.
Gegevens over bedrijfspanden, grond en rechten op onroerende zaken moet je daarentegen tien jaar bewaren.
Zelf boekhouden of uitbesteden?
Zoals eerder benoemd, kan je ervoor kiezen om jouw administratie zelf bij te houden, maar te laten controleren door een boekhouder of accountant. Veel ondernemers kiezen er ook voor om het proces volledig uit te besteden. Beide mogelijkheden hebben voor- en nadelen.
Wanneer jij zelf je administratie doet, heb je veel directer inzicht in je inkomsten en uitgaven. Daarbij is het ook goedkoper om het zelf te doen. Het nadeel hiervan is dat het alleen een hoop tijd kost en foutgevoeliger is. Jij houdt je namelijk niet dagelijks bezig met boekhouden.
Als je ervoor kiest om jouw administratie uit te besteden, bespaar je een hoop tijd en ben je er zekerder van dat alles klopt. Wanneer jij hulp nodig hebt bij bepaalde belastingzaken of onduidelijkheden, heb je een vast persoon waarbij je kan aankloppen. Het grootste nadeel is dat er alleen een hoop kosten bij komen kijken. Dat is dus een overweging die jij als ondernemer zelf moet maken.
Handboek Ondernemen
Wist je dat de Belastingdienst een gratis Handboek Ondernemen beschikbaar heeft? Dit pdf-bestand geeft uitleg over fiscale rechten en plichten. Je leest ook welke eisen de Belastingdienst stelt aan de administratie van jouw bedrijf.
Bron: KVK