Een computercrash, een verwijderde map of een ransomware-aanval: het kan ervoor zorgen dat je belangrijke bedrijfsbestanden in één klap kwijt bent. Zonder een recente back-up kan het herstellen van deze gegevens veel tijd, geld en frustratie kosten. In sommige gevallen zijn bestanden zelfs voorgoed verloren.
Met een goede back-up voorkom je dat een incident direct grote gevolgen heeft voor je bedrijf. Je zet verloren of beschadigde bestanden eenvoudig terug en kunt snel weer aan het werk. Maar niet elke back-up biedt dezelfde zekerheid. In dit artikel lees je waar een goede back-up aan voldoet en hoe je ervoor zorgt dat jouw bedrijfsgegevens goed beschermd zijn.
Wat is een back-up?
Een back-up is een reservekopie van je gegevens. Dat zijn niet alleen documenten, maar ook e-mails, databases, systeembestanden, je website of zelfs een complete server. Kortom: alle digitale informatie die belangrijk is voor de continuïteit van je bedrijf.
Zie het als een reservesleutel van je huis. Raak je je sleutel kwijt, dan kun je met de reservesleutel gewoon naar binnen. Op dezelfde manier helpt een back-up je om verloren of beschadigde gegevens snel te herstellen, zodat je bedrijf zo min mogelijk hinder ondervindt.
3 stappen voor een goede back-up
Een betrouwbare back-up maak je niet één keer, maar volgens een vaste aanpak:
- Maak regelmatig een back-up. Hoe vaker je een back-up maakt, hoe minder gegevens je verliest als er iets misgaat.
- Bewaar je back-up op meerdere locaties. Sla je gegevens zowel op een fysieke locatie (zoals een externe harde schijf) als op een digitale locatie (zoals de cloud) op. Zo verklein je de kans dat je alle back-ups tegelijk kwijtraakt.
- Test je back-up regelmatig. Controleer of je back-up daadwerkelijk werkt en of je bestanden succesvol kunt terugzetten. Pas dan weet je zeker dat je erop kunt vertrouwen wanneer het nodig is.
Welke gegevens moet je back-uppen?
Niet alle bestanden zijn even belangrijk. Kijk daarom kritisch naar de digitale informatie binnen je bedrijf en vraag jezelf af: wat gebeurt er als deze gegevens ineens verdwijnen?
Sommige bestanden zijn eenvoudig opnieuw te downloaden, zoals een brochure van een leverancier. Het verlies daarvan is vervelend, maar meestal niet ernstig. Anders is het wanneer je klantgegevens, financiële administratie, productontwerpen of andere unieke bedrijfsinformatie kwijtraakt. Van dit soort gegevens maak je altijd een back-up.
Beveilig je back-up
Een back-up bevat vaak je belangrijkste bedrijfsgegevens. Zorg er daarom voor dat deze goed is beveiligd. Bescherm je back-up met een sterk wachtwoord, zodat onbevoegden er niet bij kunnen.
Gebruik je een externe harde schijf of USB-stick? Koppel deze na het maken van de back-up los van je bedrijfsnetwerk en bewaar hem op een veilige plek. Net zoals je een reservesleutel niet aan je dagelijkse sleutelbos hangt, bewaar je ook een back-up apart van je systemen.
Houd rekening met de bewaarplicht
Voor sommige bedrijfsgegevens geldt een wettelijke bewaarplicht. Zo moet je de basisgegevens van je bedrijfsadministratie minimaal zeven jaar bewaren. Een goede back-up helpt je om aan deze verplichting te voldoen én voorkomt dat belangrijke informatie verloren gaat.
Cloudopslag is geen back-up
Veel bedrijven slaan bestanden op in de cloud. Dat is handig, omdat je overal toegang hebt tot je gegevens en eenvoudig kunt samenwerken met collega’s.
Toch is cloudopslag geen vervanging voor een eigen back-up. Ook een cloudleverancier kan te maken krijgen met een storing, cyberaanval of zelfs een faillissement. Maak daarom ook van bestanden die je in de cloud bewaart regelmatig een eigen back-up.
Sla bestanden niet lokaal op
Bewaar belangrijke bedrijfsgegevens bij voorkeur op een centrale locatie, zoals een netwerkschijf of in de cloud. Vermijd het opslaan van bestanden op laptops, persoonlijke USB-sticks of andere lokale apparaten. Deze gegevens worden vaak niet meegenomen in de centrale back-up van je organisatie.
Maak duidelijke afspraken met medewerkers over waar bestanden moeten worden opgeslagen. Zo weet je zeker dat alle belangrijke gegevens automatisch worden meegenomen in de back-up.
Zo maak je een écht goede back-up
Met deze drie stappen verklein je de kans op dataverlies aanzienlijk.
- Maak regelmatig een back-up
Maak bij voorkeur elke dag een back-up van je belangrijkste bedrijfsgegevens. Zo beperk je de schade als er iets misgaat. Werk je met meerdere medewerkers? Laat iedereen zoveel mogelijk werken vanaf een centrale netwerkschijf of in de cloud. Stel automatische back-ups in via je besturingssysteem of gebruik speciale back-upsoftware. Heb je hier hulp bij nodig, schakel dan een IT-beheerder in. - Bewaar je back-up op meerdere locaties
Vertrouw niet op één opslaglocatie. Een externe harde schijf of USB-stick kan defect raken, verloren gaan of worden gestolen. Combineer daarom een fysieke back-up met een online back-up. Bewaar de fysieke kopie bovendien op een andere, goed beveiligde locatie dan je bedrijf. - Test regelmatig of je gegevens kunt terugzetten
Een back-up is pas waardevol als je de gegevens ook daadwerkelijk kunt herstellen. Controleer daarom regelmatig of het terugzetten van bestanden goed werkt.
Nog beter is om af en toe een oefening te doen. Doe alsof een harde schijf is gecrasht of een belangrijke map is verdwenen en probeer de gegevens terug te zetten. Zo ontdek je op tijd of je back-up werkt én weet je wat je moet doen als er echt iets misgaat.
Bron: KVK