Na van alles geprobeerd te hebben, betaalt die klant nog steeds niet.. Je hebt je administratie gecheckt en aan jouw kant is er niks mis gegaan. Dan is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Waar moet je eigenlijk op letten bij het inschakelen van een incassobureau? Wat moet je doen? Lees dan verder.
Een incassobureau helpt je bij het innen van onbetaalde facturen, zonder dat je direct beroep hoeft te doen op de rechter. Het incassobureau neemt werk voor je uit handen, zij nemen contact op met degene die schulden heeft bij jou, sturen een betalingsherinnering en geven jou advies. Het inschakelen van zo’n incassobureau is een serieuze stap met mogelijke gevolgen voor de relatie met je klant. Als schuldeiser bepaal je zelf hoe ver je wil gaan om je klant te laten betalen.
Wat kies je?
Voordat je een incassobureau inschakelt, stuur je een betalingsherinnering naar de klant nadat je betalingstermijn is afgelopen. Dit ben je verplicht als je klant een consument is. De consument krijgt veertien dagen de tijd om alsnog de factuur te betalen zonder extra kosten. Bij zakelijke klanten is het geen verplichting om een betalingsherinnering te sturen, dit is echter wel aan te raden. Na deze herinnering volgt een aanmaning met incassokosten.
Je kan ervoor kiezen om zelf een incassotraject op te starten of een incassobureau inschakelen. Kies je voor een incassobureau? Ga dan wel voor een incassobureau dat gespecialiseerd is in jouw branche. Let goed op welke reputatie dit bedrijf heeft, wat de ervaringen van anderen zijn, het slagingspercentage en transparantie in de tarieven en werkwijze van het bureau. Lees goed de recensies en vraag online offertes op, zo kan je gemakkelijk de verschillende aanbieders vergelijken en een goede keuze maken.
Lever zo compleet mogelijk aan
Het incassobureau vraagt zo veel mogelijk informatie en bewijs, om jou zo goed mogelijk te helpen. Verzamel een kopie van je factuur, de betalingsherinneringen, berichten die je met je klant hebt uitgewisseld per mail of Whatsapp en eventueel andere relevante informatie.
Soms vraagt een incassobureau om bewijs voor het leveren van je product of dienst, je algemene voorwaarden of andere overeenkomsten. Hoe meer informatie je aanlevert, hoe beter het bureau voor jou als de slag kan. Let er wel goed op, dat zowel jij als het incassobureau goed omgaan met de persoonsgegevens van je klant en houd je aan de privacywet.
Nog steeds een openstaande factuur?
Krijgt het incassobedrijf niet gelijk antwoord op de verstuurde incassobrief? Dan bellen zij vaak eerst met de klant om de situatie te bespreken en een betalingsregeling voor te stellen. komt er dan weer geen reactie? Dan volgt meestal een tweede aanmaning. Is de factuur nog niet betaald na alle inspanningen? Dan kun je juridische stappen gaan overwegen. Schakel hier een deurwaarder of incasso-advocaat in. Zij kunnen ervoor zorgen dat een gerechtelijke procedure kan worden gestart. Dit betekent dat een rechter naar de zaak gaat kijken.
De wet bepaalt dat een incassobureau maximaal vijftien procent mag berekenen over een factuurbedrag tot €2500, met een minimumbedrag van €40. Meestal hanteren incassobureaus een no-cure-no-pay-beleid: je betaalt alleen als het incassobureau erin slaagt om de factuur te laten betalen. Deze kosten zijn dan voor de klant.
Lees het gehele KVK artikel hier.