Een noodsituatie komt altijd onverwacht. Toch is nog geen kwart van de zzp’ers en kleine bedrijven hier goed op voorbereid. Juist daarom is een noodplan zo belangrijk. Het helpt je om in een stressvolle situatie snel de juiste beslissingen te nemen en de schade voor je bedrijf zoveel mogelijk te beperken.
Niet elk risico is voor ieder bedrijf hetzelfde
Een noodsituatie ziet er voor ieder bedrijf anders uit. Waar een uur zonder stroom voor een productiebedrijf grote gevolgen kan hebben, merkt een adviseur die flexibel kan werken daar misschien veel minder van. Daarom begint een goed noodplan met het in kaart brengen van de risico’s die specifiek voor jouw onderneming relevant zijn.
Denk bijvoorbeeld aan:
- langdurige stroomuitval;
- uitval van internet of telefonie;
- een cyberaanval;
- brand;
- extreem weer;
- een IT-storing;
- uitval van een kritisch proces of systeem;
- geen toegang tot water;
- een acute gezondheids- of veiligheidssituatie.
Stroom- en internetuitval hebben de grootste impact
Uit onderzoek blijkt dat ondernemers vooral bezorgd zijn over de gevolgen van stroom- en internetstoringen.
Internet- of telecomuitval
- 58% van de ondernemers verwacht dat dit grote impact heeft op het bedrijf.
- De meest kwetsbare branches zijn:
- Financiële instellingen: 100%
- Groothandel: 97%
- ICT & media: 91%
Stroomuitval
- 64% verwacht dat dit grote gevolgen heeft.
- De branches die dit het hardst raken zijn:
- Financiële instellingen: 100%
- Groothandel: 95%
- ICT & media: 83%
Deze cijfers laten zien hoe belangrijk het is om vooraf na te denken over alternatieven, zoals noodvoorzieningen of een plan om werkzaamheden tijdelijk op een andere manier voort te zetten.
Leg verantwoordelijkheden duidelijk vast
Tijdens een noodsituatie moet iedereen weten wat er van hem of haar wordt verwacht. Leg daarom in je noodplan vast wie welke rol heeft en wie deze rol overneemt als iemand afwezig is. Een eenvoudige tabel met namen, functies en vervangers is vaak al voldoende.
Voorbeelden van verantwoordelijkheden:
- Directie: neemt besluiten, onderhoudt contact met hulpdiensten en verzorgt de externe communicatie.
- BHV’er: verleent eerste hulp, bestrijdt beginnende branden en begeleidt een eventuele ontruiming.
- Medewerkers: volgen instructies op, gaan naar het verzamelpunt en helpen collega’s waar nodig.
Spreek af hoe je communiceert
Goede communicatie is essentieel tijdens een incident. Leg daarom vast hoe een alarm wordt geslagen. Wordt bijvoorbeeld automatisch de brandweer gealarmeerd of belt iemand 112?
Beschrijf daarnaast hoe collega’s onderling communiceren. In sommige situaties zijn portofoons handig, maar vaak is een WhatsApp-groep al voldoende.
Vergeet ook niet vast te leggen wie medewerkers, klanten, bezoekers, leveranciers en eventueel familieleden informeert als dat nodig is.
Zorg dat je bedrijf kan blijven draaien
Een noodplan gaat niet alleen over veiligheid, maar ook over bedrijfscontinuïteit. Breng daarom in kaart welke processen cruciaal zijn voor jouw onderneming en hoe je ervoor zorgt dat deze zo snel mogelijk weer kunnen worden opgestart.
Heb je al een bedrijfscontinuïteitsplan? Dan kun je dit onderdeel daarin opnemen of ernaar verwijzen. Zorg daarnaast dat belangrijke bestanden veilig zijn opgeslagen en dat jij en je medewerkers eenvoudig toegang hebben tot back-ups.
Houd belangrijke contactgegevens altijd bij de hand
In een noodsituatie kunnen leveranciers, IT-partners of andere zakelijke contacten onmisbaar zijn. Zorg daarom voor een actuele lijst met belangrijke telefoonnummers en e-mailadressen. Bewaar deze niet alleen digitaal, maar ook op papier of in een fysiek adressenboek. Zo kun je er altijd bij, ook als systemen uitvallen.
Praktische tips voor een goed noodplan
Een effectief noodplan hoeft niet ingewikkeld te zijn. Sterker nog: hoe eenvoudiger het plan, hoe beter het werkt tijdens een crisissituatie.
Neem daarom in ieder geval het volgende op:
- werk met korte stappenplannen en checklists;
- voeg een plattegrond met vluchtroutes toe;
- neem een ontruimingsplan op;
- vermeld wie de BHV’ers zijn;
- wijs één medewerker aan die verantwoordelijk is voor het beheer en de actualisatie van het noodplan en nieuwe collega’s hierover instrueert.
Voorbereid zijn geeft rust
Een noodsituatie kun je niet voorkomen, maar je kunt je er wel op voorbereiden. Met een actueel noodplan weet iedereen wat er moet gebeuren, beperk je de schade en vergroot je de kans dat je bedrijf snel weer normaal kan functioneren. Juist daarom is het verstandig om vandaag al stil te staan bij de risico’s van morgen.
Bron: KVK