Het is alweer bijna zo ver, of je bent er al mee bezig: relatiegeschenken. Om te vieren dat je een goed jaar hebt gehad, wil je relaties en partners bedanken met een passend cadeau. Maar hoe werkt dat met relatiegeschenken? In dit artikel lees je wat je mag uitgeven en welke kosten je kunt opvoeren bij de Belastingdienst. Naast deze informatie vertellen wij ook wat over ongeschreven regels: wat je beter wel en niet kunt doen.
We vallen gelijk met de deur in huis: wat mag een geschenk kosten? Dit is natuurlijk afhankelijk van wat jij eraan uit wilt geven. Maar duurder hoeft niet altijd beter te betekenen. Een kostbaar cadeau kan de ontvanger in verlegenheid brengen. Hierbij is het ook goed om te weten dat de kosten wel van belang zijn voor de Belastingdienst. Die bepaalt de spelregels wanneer jij het geld terug gaat vragen.
Regels van de Belastingdienst
Vanuit de Belastingdienst zijn er verschillende regels over relatiegeschenken. Zo mag de btw niet altijd worden afgetrokken. Daarnaast mag je de kosten die je maakt deels aftrekken van je winst.
Btw en het drempelbedrag
De Belastingdienst heeft een drempelbedrag bepaald van 227 euro. Zolang je de geschenken aan een relatie binnen het kalenderjaar onder dit bedrag blijven, mag je de betaalde btw over deze geschenken volledig aftrekken als voorbelasting. LET OP: in deze situatie moet de relatie dan wel een bedrijf zijn. Wil je aan vijf mensen van één bedrijf een geschenk geven? Dan blijft de grens 227 euro.
Uitzondering
Geef je voor een relatie meer uit dan 227 euro, dan mag je geen btw aftrekken. Op deze regel is er wel een uitzondering. Die geldt als de ontvanger jouw cadeau ook voor zijn bedrijf had kunnen kopen en ten minste 30 procent van de btw zou mogen aftrekken. In dat geval mag je als gever de btw op een geschenk altijd aftrekken.
30 procent
Btw mag je volledig aftrekken, of helemaal niet aftrekken. 30% aftrekken komt in de praktijk niet voor. De 30 procentregel gebruikt de Belastingdienst alleen om bij twijfel een afweging te maken. Bijvoorbeeld als je een telefoon schenkt die de ontvanger veel meer privé dan zakelijk gebruikt. In dat geval zou de ontvanger de btw over de aanschaf van de telefoon niet mogen aftrekken.
Kosten aftrekken van je winst
Kosten die je maakt voor relatiegeschenken, kun je bij de Belastingdienst opgeven als gemengde kosten of representatiekosten. Je mag een percentage van de kosten aftrekken van je winst. Welk percentage dit is, hangt af van je rechtsvorm. Ben je een eenmanszaak, vof, maatschap of cv? Dan mag je 80% aftrekken. Ben je een bv, nv, coöperatie, stichting of vereniging? Dan is dit bedrag 73,5%.
Aan wie mag je het relatiegeschenk geven?
Geef je de btw en de kosten op bij de belasting? Dan mag je de relatiegeschenken alleen geven aan bestaande klanten, partners en leveranciers. Een relatiegeschenk is daarmee ook anders dan een geschenk voor je personeel. Soms gebruiken ondernemers relatiegeschenken om een nieuwe klant te overtuigen. Of ze geven een cadeau aan een influencer of journalist in ruil voor of in de hoop er aandacht voor terug te krijgen. Volgens de regels van de Belastingdienst horen deze uitgaven onder promotiekosten. Deze reclamekosten zijn volledig aftrekbaar.
Wanneer en waarom geef je een relatiegeschenk?
Je geeft een geschenk wanneer jij dat natuurlijk passend vindt. Dit kan zijn aan het einde van het jaar, als bedankje voor samenwerkingen, opdrachten of bestellingen van het afgelopen jaar. Maar het mag natuurlijk ook bijvoorbeeld in de zomer. Voor het plaatsen van een order, een speciaal jubileum of na een periode van samenwerken.
Een relatiegeschenk laat aan een klant, partner of leverancier zien dat je waarde aan hen hecht. Je investeert daarmee in de band met de mensen die jij of jouw bedrijf belangrijk vinden. Geschenken kunnen helpen een verstoorde relatie te herstellen. Een passend cadeau is ook nuttig om een excuus aan te bieden na een fout of probleem.
Wat is een passend relatiegeschenk?
Je wilt je zakenrelatie een cadeau geven. Dit doe je vanuit een positieve gedachte. Toch kan een geschenk ook voor een negatief gevoel zorgen bij de ontvanger. Dat willen we natuurlijk voorkomen! Wat moet je wel, maar ook vooral niet doen?
- Zorg dat het cadeau niet al te duur is. Dit kan voor sommige mensen voelen als omkoping. Het kan de ontvanger ook in een lastige situatie brengen:
bij veel bedrijven mogen werknemers cadeaus tot een maximaal bedrag accepteren. - Zoek geen grenzen op! Je cadeau moet vooral geen lading hebben die bij sommige mensen in het verkeerde keelgat kan schieten. Dit geldt ook voor grapjes.
Iets wat jij grappig kan vinden, kan voor een ander flauw, plat of beledigend zijn. - Geef geen prul. Goedkope, nutteloze spullen belanden vaak toch in de prullenbak. Ook kan dit slecht reflecteren op jou en jouw bedrijf.
- Geef je iets met jouw logo? Plaats dit niet te groot, het moet geen reclamefolder worden.
- Voor wat hoort wat? Niet bij je relatiegeschenk. Dat moet waardering uitstralen, zonder dat er iets voor terug verwacht wordt.
Je cadeau is niet bedoeld om direct een order binnen te halen of om druk te zetten. - Kies het goede moment. Een strandhanddoek hoeft bijvoorbeeld niet meer in december.
- Kies niet voor onpersoonlijke massa. Een persoonlijk geschenk heeft de meeste impact en wordt het meest gewaardeerd.